Politique de confidentialité

Notre responsabilité

TB4 Ronam Inc. est responsable de tous les renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou dont elle a la gestion, notamment les renseignements personnels que nous recevons directement – par exemple, de nos clients et de notre personnel.

TB4 Ronam Inc. adhère aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité en conduisant, en concert avec notre partenaire TI, un programme holistique et rigoureux en cybersécurité se basant sur le cadre référentiel NIST. Nous avons donc réalisé une appréciation des risques cyber sur nos actifs TI, et avons développé une stratégie de gestion du risque cyber visant à appliquer une série de mesures d’atténuation pour protéger nos actifs TI, incluant les renseignements personnels.

Nous avons également assigné un responsable de la protection des renseignements personnels et avons délégué certaines responsabilités en cybersécurité à notre partenaire TI via une offre de services gérés en cybersécurité. L’exécution de notre programme en cybersécurité exécuté en partenariat avec notre firme TI assure une protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte de TB4 Ronam Inc. Nous avons également publié sur notre site Internet et informé notre personnel de l’existence de notre Politique de confidentialité et de nos Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels, ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et des membres de notre équipe.

Si vous avez des questions en ce qui concerne nos pratiques en cette matière, n’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse jdebroux@tb4ronam.ca ou au (418) 836-5569 poste 103.

Les fins de la collecte des renseignements personnels

TB4 Ronam Inc. recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant les membres de son équipe afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles; de leur procurer des avantages; d’administrer des outils de gestion du rendement; d’administrer, de gérer, de surveiller et de faire respecter les programmes et les politiques de TB4 Ronam Inc. et ses relations avec ses employés; et, de façon générale, d’établir et de gérer les liens d’emploi ou d’association ou d’y mettre fin.

TB4 Ronam Inc. est également susceptible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant les personnes qui sollicitent un emploi chez nous. Dans le cas où nous ne serions pas en période d’embauche ou que votre demande d’emploi ne serait pas considérée pour toute autre raison, les renseignements que vous nous achemineriez seraient immédiatement détruits sans même être consultés.

Il est possible que TB4 Ronam Inc. recueille et utilise des renseignements personnels de ses clients présents et futurs dans le but d’améliorer la qualité des services offerts à ceux-ci.

Il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées ou sans qu’elles donnent leur consentement, dans la mesure permise par la loi.

Le consentement

TB4 Ronam Inc. s’assure d’obtenir le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.

Limites de la collecte

TB4 Ronam Inc. recueille par des moyens légitimes et légaux seulement les renseignements personnels qu’il peut raisonnablement juger nécessaires pour pouvoir rencontrer ses obligations légales, offrir ses services et pour exercer ses activités.

Limite de l’utilisation et la communication

TB4 Ronam Inc. utilise et communique vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles il a obtenu votre consentement, ou conformément à ce que permet ou exige la loi. Si TB4 Ronam Inc. requiert le besoin d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels concernant une personne en vue d’une fin qui n’aurait pas été́ signalée précédemment, TB4 Ronam Inc. demandera au préalable le consentement de la personne concernée, à moins que la loi exige ou permette d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels sans obtenir le consentement de la personne.

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi. Tous les dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés et clients de TB4 Ronam Inc. sont détruits lorsque ces renseignements ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives.

Exactitude

Dans le but de s’assurer que les renseignements personnels recueillis soient pertinents aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés, TB4 Ronam Inc. effectue des efforts raisonnables pour maintenir l’intégrité des renseignements personnels de particuliers et d’en faire une mise à jour régulière.
Les personnes concernées par les renseignements personnels recueillis doivent communiquer par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels pour faire une demande de rectification dans le cas où un changement serait nécessaire à leurs renseignements personnels détenus par l’entreprise.

Mesures de sécurité

TB4 Ronam Inc. s’engage à protéger les renseignements personnels en appliquant son programme de cybersécurité basé sur le cadre référentiel NIST. TB4 Ronam Inc. adhère aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité en conduisant un programme holistique et rigoureux se basant sur le cadre référentiel NIST. Une appréciation des risques cyber sur nos actifs TI a été complétée et est révisée régulièrement, et une stratégie de gestion du risque cyber a été développée visant à définir et appliquer une série de mesures d’atténuation de risque pour protéger nos actifs TI incluant nos renseignements personnels.

Transparence

TB4 Ronam Inc. pourra mettre à la disposition des personnes intéressées sur demande de l’information sur sa Politique de confidentialité et sur ses Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels. TB4 Ronam Inc. s’engage également à répondre à toute demande d’information soumise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels touchant les questions en lien avec ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.

Accès

Les personnes concernées ont le droit d’examiner les renseignements personnels qui sont en notre possession et d’en obtenir une copie. À cette fin, ils doivent communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels

Le droit d’accéder aux renseignements personnels est assujetti à certaines restrictions légales, et nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier la pertinence de la demande et l’identité d’un individu avant de lui donner cet accès.

Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours. Si une personne a une quelconque inquiétude en matière d’accès, nous l’encourageons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse jdebroux@tb4ronam.ca ou au (418) 836-5569 poste 103.

Plaintes

Nous savons qu’il est important d’assurer la protection de la vie privée et des renseignements personnels des personnes concernées. Si vous avez des questions ou des préoccupations quant au respect de votre vie privée et de vos renseignements personnels, et quant au rôle que nous jouons à cette fin, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse jdebroux@tb4ronam.ca ou au (418) 836-5569 poste 103.

TB4 Ronam Inc. a mis en place une procédure relative à la réception et au traitement des plaintes concernant la présente politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels. Un particulier sur qui TB4 Ronam Inc. possède des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente politique. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus. Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours

Si un particulier n’est pas satisfait de la réponse de TB4 Ronam Inc. à une plainte ou des politiques et pratiques de TB4 Ronam Inc. en matière de traitement des renseignements personnels, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec sur le site Web du Commissaire au https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/.

Autres documents relatifs à la loi 25

Plusieurs autres documents ont été créés conformément aux nouvelles exigences de la loi 25. Les documents suivants ont été rédigés en collaboration avec l’équipe de cybersécurité de notre fournisseur TI :

Politique et pratiques de gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels
Ce document peut être rendu disponible sur demande à toute personne en faisant la requête.
Plan d’intervention en cas d’incident de confidentialité
Ce document est disponible sur demande à tout employé ou partie concernée

Mise à jour de la politique

La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.

Mise à jour le 26 juin 2023